Errores frecuentes al respaldar gastos empresariales deducibles de renta.

En la actualidad contribuyentes de diversos tamaños e industrias continúan cometiendo errores al respaldar los gastos que incurren como parte de sus operaciones comerciales o bien clasifican incorrectamente como deducibles de renta ciertos gastos que no cumplen los requisitos establecidos en la LCT, entre estos están:

• Gastos como taxi, transporte o viáticos son respaldados con "Recibos"; impresos desde Microsoft Word o aplicaciones similares siendo lo más adecuado adquirir formatos pre numerados de Comprobantes de Pago, Comprobantes de Egreso o Comprobantes de Caja Chica según el caso.
• Pagos por servicios de profesionales independientes (Ej. contadores externos, arquitectos, abogados, asesores, etc.) no inscritos ante la DGI son respaldados solamente con un Comprobante de Pago, sin suscribir un contrato de servicios. También es recomendable adjuntar copia de cédula del proveedor.
• Usar Recibos Oficiales de Caja (ROC) como comprobantes de egresos, lo cuál es totalmente incorrecto ya que el formato ROC debe ser usado para hacer constar que la empresa ha recibido un pago.
• Una situación que aún se observa en algunos gastos empresariales son las facturas por compras sin el nombre legal o comercial, o sin el número RUC de la empresa.
• Aplican erróneamente la tasa de retención del 2% en los pagos de alquileres a contribuyentes cuyo giro comercial no es la renta de inmuebles (Ej. Sociedades de abogados o de contadores, personas naturales no inscritas ante la DGI). Siendo lo correcto aplicar la tasa de retención del 7%.
• Para las compras donde no aplicaron la retención de IR en la fuente lo recomendable es que la empresa asuma esa retención como gasto no deducible y lo entere a la DGI.
• Declaran como deducible donaciones cuyo total es en exceso al 10% de la renta neta calculada antes del gasto por donación según lo establece el numeral 16 del artículo 39 de la LCT.
• Préstamos de o para accionistas (o empresas relacionadas) sin el respaldo suficiente, entre estos: el acta de Junta Directiva con la aprobación del préstamo y pagaré que indique la tasa de interés. ¡En algunos casos los pagarés no presentan tasa de interés!
• Gastos personales de los socios, directivos o sus familiares reportados como beneficios al personal sin que exista una política formal de aplicación general aprobada por la Junta Directiva o beneficios que no están contemplados en el reglamento interno de la empresa.
• Multas, recargos o reparos reportados como gastos deducibles, entre estos: los generados por la seguridad social (INSS), DGI, alcaldía municipal o la DGA.
• Clasificar como gasto deducible las provisiones contables diferentes a los establecidos por el Código del Trabajo (vacaciones, aguinaldo e indemnización laboral) o a la provisión para cuentas de cobro dudoso (numeral 20 del artículo 39 de la LCT).
• Aplicación de tasas de depreciación distintas a las establecidas en la LCT. Es común que la empresa no hagan conciliación y por ende no ajustes su depreciación fiscal por las diferencias temporarias generadas al usar las tasas de depreciación financiera conforme las NIIF o la NIIF para las PYMES.
• Reportar como gastos aquellos que no están vinculados con la obtención de renta gravable.
• Considerar que su operación es muy pequeña o sencilla y que por tanto no le es requerido realizar un estudio sobre precios de transferencia. El primer paso para llegar a dicha conclusión es el diagnóstico previo de un especialista en la materia.
  

Lo anterior es una pequeña lista de las situaciones más comunes que son sujetos a ajuste por las autoridades tributarias al momento de una fiscalización. Sin embargo, existe una gran cantidad de posibles errores según el tipo de organización y la industria en que opere la empresa. Por tanto nuestra recomendación es siempre obtener la evaluación de un especialista fiscal (Asesores Tributarios) antes de dar por seguro que a nivel interno de la empresa tienen identificadas y controladas todas las contingencias fiscales.

Publicado por:
Equipo de Auditoría y Consultoría, S.A. (AUDITSA)